Excel-tuonnilla luot uusia tuotteita, viennillä lataat tuotetietoja ja massapäivityksellä muutat olemassa olevia tuotteita. Tee tässä ohjeessa kuvatut toiminnot selaimessa.

Avaa päävalikosta Varaston hallinta → Tuotteet ja valitse sivun Tuotteet-välilehti. Sen taulukon yläpuolella ovat Tuo Excelistä ja Vie taulukkonäkymä. Massapäivitykset avataan taulukon valintaruutusarakkeen otsikon Toiminnot-valikosta.

Ennen aloittamista

Varasto-ominaisuuden on oltava käytössä. Tuonti edellyttää tuotteiden luontioikeutta, tietojen tarkastelu ja vienti lukuoikeutta sekä massapäivitys muokkausoikeutta. Päivitys kohdistuu vain tuotteisiin, joita sinulla on oikeus muokata.

Valitse toimintotapa tarkoituksen mukaan: Tuo Excelistä ei päivitä nykyisiä tuotteita tuotetunnuksen perusteella. Yhteisiä muutoksia varten käytä Päivitä tuotteita ja tuotekohtaisia osto- ja myyntihintoja varten Tuotteen hintojen päivitys.

Tuo uusia tuotteita

  1. Valitse taulukon yläpuolelta Tuo Excelistä. Lataa avautuvan tuontilomakkeen Mallipohja.
  2. Täytä tiedot mallin sarakejärjestyksessä. Säilytä myös käyttämättömät sarakkeet ja palveluun määritettyjen tuotetietokenttien paikat.
  3. Valitse lomakkeella Valitse Excel-tiedosto. Vaihtoehtoisesti valitse tuontitaulukosta aloitusrivi ja liitä siihen Excelistä kopioidut tietorivit ilman otsikkoriviä.
  4. Tarkista, että arvot ovat oikeissa sarakkeissa. Voit korjata soluja kaksoisnapsauttamalla niitä. Rivin oikean reunan roskakorikuvake poistaa rivin tuontiaineistosta.
  5. Valitse Tallenna ja vahvista tuotteiden luominen.

Pakolliset tiedot ja oletukset

  • Nimi ja yksilöllinen Tuotetunnus ovat pakollisia. Molemmat voivat olla enintään 256 merkkiä pitkiä. Alun ja lopun välilyönnit poistetaan tallennuksessa.
  • Tuotekategoria-sarakkeeseen tarvitaan olemassa olevan kategorian nimi. Tuonti ei luo puuttuvaa kategoriaa.
  • Varastointiyksikkö määrää, missä yksikössä tuotteen saldoa ja määriä käsitellään. Käytä lomakkeen sallimaa yksikköä, esimerkiksi kpl, m tai kg. Tuontitaulukkoon lisätyn rivin tyhjä yksikkö saa oletukseksi kpl, joten tarkista yksikkö aina.
  • Tila määrää, onko tuote Käytössä vai Ei käytössä. Tyhjä tuonnin tilatieto tulkitaan käytössä olevaksi.

Nimettömät Excel-rivit jätetään pois jo aineiston käsittelyssä. Ne eivät välttämättä näy tuontilokissa epäonnistuneina riveinä. Vertaa siksi tuontitaulukon tuotemäärää lähtötiedostoon ennen tallennusta.

Muut tuotetiedot

Voit täydentää esimerkiksi lisänimen, EAN-koodin, valmistajan tiedot, fyysiset mitat, hinnat ja tuotetietokenttien arvot. Mittayksikkö mm, cm tai m liittyy pituuteen, leveyteen ja korkeuteen. Se on eri asia kuin Varastointiyksikkö, eikä sen vaihtaminen muunna varastosaldoa.

Osto- ja myyntihinnat voivat olla tyhjiä, mutta annettu hinta ei saa olla negatiivinen. Ne tallennetaan kahden desimaalin tarkkuudella. Oletus ALV % voi olla tyhjä tai 0–100. Sitä käytetään uuden sopimuksen tuotelaskutusrivin oletuksena; 0 % on annettu arvo, kun taas tyhjä kenttä käyttää lomakkeen oletusveroprosenttia. Rekisterin ALV-muutos ei itsessään muuta aiempia laskutusrivejä.

Varauksen päiväkohtainen hinta ja Laske vain arkipäivät ovat erillisiä varaushinnoittelun tietoja. Arkipäivävalinta on tyhjänä pois käytöstä. Anna päiväkohtainen hinta enintään kahdella desimaalilla: tuonnissa ylimääräiset sentin desimaalit katkaistaan.

Tuonti perustaa tuoterekisterin tiedot, mutta ei lisää tavaraa varastoon eikä luo ostoeriä. Kirjaa saapunut tavara erikseen vastaanottotoiminnolla.

Tarkista tuonnin tulos

Tuonti valmistuu taustalla. Aloituskuittaus ei tarkoita, että kaikki tuotteet tallentuivat. Kukin tuote tallennetaan erikseen, joten osa riveistä voi onnistua ja osa epäonnistua esimerkiksi jo käytössä olevan tuotetunnuksen vuoksi.

Avaa päävalikosta Historia → Tuontilokit. Etsi oma tuotetuontisi ja vertaa onnistuneiden ja epäonnistuneiden rivien määriä tuontiin lähetettyyn määrään. Tarkista myös syntyneet tuotteet tuoterekisteristä. Korjaa lokin ilmoittamat virheet ja tuo uudelleen vain epäonnistuneet rivit. Jo onnistuneiden rivien tuominen uudelleen ei päivitä niitä.

Lue tarvittaessa tarkempi ohje tuonnin tuloksen ja virheiden tarkistamiseen.

Vie tuotetietoja Exceliin

Valitse taulukon yläpuolelta Vie taulukkonäkymä. Valitse ensin haluamasi tiedostomuoto vientivaihtoehdon alla olevasta pudotusvalikosta ja käynnistä vienti napsauttamalla kyseistä vientivaihtoehtoa.

  • Vie ladatut rivit käyttää selaimen taulukkoon jo ladattuja rivejä. Sivutuksen vuoksi ne voivat olla vain osa tuotteista. Nykyinen taulukkonäkymä vie näkyvät sarakkeet niiden nykyisessä järjestyksessä.
  • Vie kaikki tuotteet hakee taustalla kaikki lukuoikeuksiesi sallimat tuotteet. Taulukon rivivalinta ei rajaa tätä vientiä. Näkymän suodattimia käytetään vain, jos valitset Vie vain suodatetut rivit. Valinta on oletuksena pois käytöstä ja näkyy, kun suodattimia on käytössä.

Kaikkien tuotteiden viennissä Nykyinen taulukkonäkymä tarjoaa sarakevalinnat Kaikki sarakkeet ja Vain näkyvät sarakkeet. Vain vakiosarakkeet on tarjolla, kun näkymässä on tuotetietokenttien sarakkeita; se jättää nämä lisäsarakkeet pois. Kaikki sarakkeet on oletusvalinta.

Vie Excel-tuonnin mallipohjana tuottaa tuontiin tarkoitettuja tuotetietosarakkeita. Se ei tee uusien tuotteiden tuonnista päivitystoimintoa. Kun tuotetietokenttiä on käytössä, viennin lisätietosarakkeet sijoittuvat eri kohtaan kuin tuontilomakkeella. Vertaa otsikoita tuontilomakkeen Mallipohjaan ja järjestä sarakkeet sen mukaan ennen tuontia.

Odota kaikkien tuotteiden viennin valmistumista; lataus käynnistyy sen jälkeen automaattisesti. Tarkista ladatusta tiedostosta rivimäärä, sarakkeet ja suodatuksen vaikutus. Vienti ei muuta tuoterekisterin tietoja.

Valitse massapäivityksen tuotteet

Rajaa tuotteet ensin taulukon hakujen ja suodattimien avulla. Valitse tuotteet rivien valintaruuduista ja avaa valintaruutusarakkeen otsikon Toiminnot.

Jos käytät taulukon yläpuolelle ilmestyvää Valitse kaikki -painiketta, valinta voi ulottua myös riveihin, joita ei ole ladattu selaimeen. Päivitykseen otetaan suodattimia vastaavat tuotteet, joihin sinulla on muokkausoikeus, pois lukien erikseen valinnasta poistamasi tuotteet. Tarkista valittujen määrä ja rajaus ennen muutoksia; näkyvä sivu ei yksin kerro valinnan laajuutta.

Anna samat muutokset useille tuotteille

Valitse Toiminnot → Päivitä tuotteita. Lomakkeen Perustiedot-osiossa voit muuttaa esimerkiksi nimeä, kategoriaa, varastointiyksikköä, käytössäoloa ja valmistajan tietoja. Avaa Tuotetiedot-osio hintoja, ALV:tä, yleistä hälytysrajaa, mittoja ja palvelun tuotetietokenttiä varten.

Vain lomakkeella muutetut kentät lähetetään päivitykseen. Muokkaamatta jätetty kenttä säilyttää kunkin tuotteen aiemman arvon. Sama annettu arvo koskee kaikkia päivitettäviä tuotteita: esimerkiksi uusi nimi korvaa jokaisen tuotteen oman nimen. Myös kentän tyhjentäminen muokkauksen jälkeen voi olla lähetettävä muutos, joten älä tyhjennä kenttiä varmuuden vuoksi.

Hinta vai prosenttimuutos?

Anna osto- ja myyntihinnalle joko yhteinen uusi hinta tai prosenttimuutos. Yhteinen hinta korvaa kunkin tuotteen aiemman hinnan. Prosenttimuutos lasketaan erikseen jokaisen tuotteen nykyisestä vastaavasta hinnasta:

uusi hinta = nykyinen hinta × (1 + prosentti / 100)

Esimerkiksi 100,00 euron hinta muuttuu arvolla 10 % hinnaksi 110,00 euroa ja arvolla −10 % hinnaksi 90,00 euroa. Puuttuvaa hintaa ei täydennetä prosenttimuutoksella. Lopputulos tallennetaan kahden desimaalin tarkkuudella eikä saa olla negatiivinen.

Toimittajat, hälytysrajat ja käytössäolo

Toimittajat-valinta näkyy, kun ostotilausominaisuus on käytössä. Valitut toimittajat lisätään aiempien toimittajien rinnalle; luetteloa ei korvata eikä olemassa olevia liitoksia poisteta.

Yleinen varaston hälytysraja on yhteinen raja tuotteen varastoille. Jos tuotteella on kokonaismäärähälytys tai varastokohtaisia hälytysrajoja, yleisen rajan massapäivitys ohittaa kyseisen tuotteen kokonaan. Myös saman ajon muut muutokset jäävät silloin tekemättä tälle tuotteelle. Tarkista ja vaihda tarvittaessa hälytystapa erikseen hälytysrajojen ohjeen mukaan.

Tuote käytössä → Ei käytössä säilyttää tuotteen rekisterissä. Se ei poista tuotetta eikä nollaa saldoa. Käytöstä poistaminen voi estyä positiivisen varastosaldon, varaosaliitoksen, tehtäväpohjan tai keskeneräisiin tehtäviin, palvelupyyntöihin, sopimuksiin, tarjouksiin tai ostotilauksiin liittyvän käytön vuoksi. Tarkemmat edellytykset on kuvattu tuotteen perustietojen ja käytössäolon ohjeessa.

Tarkista muutokset ja valitse lomakkeen Tallenna. Päivitys käsitellään taustalla.

Päivitä tuotekohtaiset osto- ja myyntihinnat

Avaa Toiminnot → Tuotteen hintojen päivitys. Voit käyttää taulukosta valittuja tuotteita tai erillistä Excel-tiedostoa. Excel-vaihtoehto ei edellytä tuotteiden valitsemista päätaulukosta.

Valitse Käytä tuotetaulukon valittuja rivejä, jos haluat täyttää hinnat valituille tuotteille. Kaikkien tuotteiden valinnassa enintään 5 000 tuotetta voidaan hakea hintapäivityksen luetteloon. Tätä suurempi valinta ei tuo kaikkia tuotteita käsittelyyn. Jaa suuri aineisto enintään 5 000 tuotteen eriin ja tarkista lomakkeen todelliset rivit.

Hintapäivitys Excelistä

Lataa hintapäivityksen aloituslomakkeelta Mallipohja. Sen viisi saraketta ovat tässä järjestyksessä:

  1. Tuotetunnus
  2. Ostohinta
  3. Myyntihinta
  4. Poista ostohinta
  5. Poista myyntihinta

Säilytä mallin otsikkorivi ja sarakejärjestys. Käytä poistovalinnoissa arvoja true ja false tai valitse päivitystaulukossa Kyllä ja Ei. Valitse sitten Valitse Excel-tiedosto päivitystä varten.

Tuotetunnukset tunnistetaan kirjainkoosta ja alun tai lopun välilyönneistä riippumatta. Tyhjät tunnukset ohitetaan. Jos sama tunnus esiintyy useasti, viimeinen rivi jää voimaan. Yli 5 000 yksilöllistä tunnusta sisältävä aineisto hylätään.

Tunnusten haku ei edellytä, että tuotteet on ladattu päätaulukkoon. Tuotteen on kuitenkin löydyttävä rekisteristä ja kuuluttava muokkausoikeuksiisi. Jos tunnuksia jää löytymättä, lomake ilmoittaa niistä ja kysyy, jatketaanko löydetyillä tuotteilla. Tarkista puuttuvat tunnukset ennen jatkamista; niitä ei luoda hintapäivityksessä.

Tarkista hinnat ja poistovalinnat

Päivitystaulukossa voit muokata hintasoluja napsauttamalla niitä. Täytetty hinta korvaa rekisterin hinnan. Tyhjä hintakenttä säilyttää vanhan hinnan, ellei vastaava Poista ostohinta tai Poista myyntihinta ole käytössä. Nollahinta ja puuttuva hinta ovat eri asioita: hinnan poistaminen tyhjentää tiedon.

Tarkista myös valmiiksi täytetyt poistovalinnat. Kaikkien valinnasta haetussa luettelossa puuttuvan tai nollahinnan poistovalinta voi olla valmiiksi käytössä. Poista se käytöstä, jos aiot säilyttää nollahinnan tai antaa uuden hinnan.

Jokaisella käsiteltävällä rivillä on oltava vähintään yksi annettu hinta tai hinnan poistovalinta. Et voi samalla rivillä sekä antaa että poistaa samaa hintaa. Poista tarpeeton tuoterivi hintapäivitystaulukon oikean reunan roskakorikuvakkeesta; tämä poistaa vain rivin päivityksestä. Valitse lopuksi Tallenna.

Molemmat hintapäivitystavat muuttavat tuoterekisterin osto- ja myyntihintoja. Ne eivät korjaa aiempien ostoerien ostohintoja tai käynnistä niiden hintakorjausta. Ostoerän virheellinen hinta korjataan erikseen ostoerän hintakorjauksella.

Varmista massapäivityksen lopputulos

Taustapäivityksen vastaanottokuittaus ei todista kaikkien tuotteiden valmistumista. Päivitys voi onnistua osittain: tallennusvirhe tai hälytysrajojen ristiriita voi jättää tuotteita muuttamatta, eikä jo onnistuneita muutoksia palauteta automaattisesti.

Päivitä tuotetaulukko tai avaa käsitellyt tuotteet uudelleen. Tarkista muutetut kentät, hinnat ja käytössäolo sekä se, että oikeat tuotteet tulivat käsitellyiksi. Laajassa ajossa vertaa koko kohdejoukkoa esimerkiksi uudella, oikein rajatulla Excel-viennillä.

Selvitä puuttuvan muutoksen syy ennen uusintaa. Erityisesti prosenttimuutoksen toistaminen laskee uuden muutoksen jo päivitetystä hinnasta. Jos tarkoitus on korjata tavaran määrä, käytä inventointia tuoterekisterin massamuokkauksen sijaan.