Palvelupyynnön allekirjoituspyyntö määrittää, kenen allekirjoitus tarvitaan ennen pyynnön tavallista valmiiksi merkitsemistä. Pyynnön lisääminen ei vielä ole allekirjoitus: allekirjoittajan on piirrettävä ja tallennettava allekirjoituskuva. Allekirjoituksia voi olla useita.

Mistä allekirjoituspyynnöt tulevat?

Allekirjoituspyynnöt voidaan määrittää yhteisesti palvelupyyntölajille tai erikseen yksittäiselle palvelupyynnölle. Jos lajilla on aktiivisia allekirjoituspyyntöjä, keskeneräinen palvelupyyntö käyttää niitä omien pyyntöjensä sijaan. Silloin palvelupyynnölle ei voi lisätä omia allekirjoituspyyntöjä.

Spotilla-käyttäjä tarkoittaa nimettyä käyttäjätiliä. Vain kyseisellä tilillä kirjautunut henkilö voi antaa sille osoitetun allekirjoituksen. Samalle käyttäjätilille voi olla vain yksi aktiivinen allekirjoituspyyntö samalla lajilla tai palvelupyynnöllä. Ulkoinen käyttäjä tarkoittaa henkilöä, jonka nimi määritetään pyyntöön ja joka allekirjoittaa käsittelijän laitteella ilman omaa Spotilla-kirjautumista.

Lisää allekirjoituspyyntö selaimessa

Avaa Palvelupyynnöt-listalta oikea palvelupyyntö ja sen lomakkeen Allekirjoitukset-välilehti. Tarkista otsikko ja kuvaus ennen pyyntöjen määrittämistä.

  1. Valitse välilehdellä Lisää allekirjoitus.
  2. Valitse Käyttäjätyyppi. Spotilla-käyttäjälle valitse tili Spotilla käyttäjä -kentästä; valinta täyttää allekirjoittajan nimen. Ulkoiselle käyttäjälle kirjoita nimi Allekirjoittaja-kenttään.
  3. Vahvista ikkunan Lisää allekirjoitus -painikkeella.
  4. Tarkista listasta, että oikea henkilö näkyy ja allekirjoitus odottaa antamista.

Oman pyynnön lisääminen edellyttää palvelupyynnön muokkausoikeutta. Lisäämispainiketta ei näytetä, jos allekirjoituspyynnöt periytyvät lajilta tai palvelupyyntö on Pidossa, valmistunut, peruutettu tai välitetty.

Yhteiset pyynnöt määritetään kohdassa Palvelupyyntöjen asetukset → Palvelupyyntölajit. Avaa lajin lomake ja sen Allekirjoitukset-osio. Käytä siellä Lisää allekirjoitus -painiketta ja valitse allekirjoittaja vastaavasti. Lajin muuttaminen edellyttää lajin muokkausoikeutta. Muutos vaikuttaa myös olemassa olevien keskeneräisten palvelupyyntöjen vaatimuksiin. Lajin muut asetukset kuvataan ohjeessa palvelupyyntölajit ja lisätietokentät.

Lisää oma pyyntö mobiilissa

Avaa palvelupyynnön tiedot ja valmistumistoimintojen yhteydessä oleva Lisää allekirjoitus, Allekirjoita tai Näytä allekirjoitukset tilanteen mukaan. Allekirjoituslistan Lisää allekirjoitus -toiminnolla voit lisätä oman pyynnön, jos palvelupyynnöllä ei ole lajilta periytyviä vaatimuksia ja sinulla on muokkausoikeus. Odottavien allekirjoitusten yhteislistan kautta avatussa allekirjoituslistassa lisäämistoiminto on piilotettu; aloita lisääminen palvelupyynnön tiedoista.

Valitse Spotilla-käyttäjä ja käyttäjätili tai Ulkoinen allekirjoittaja ja kirjoita nimi. Tallenna pyyntö lisäämisikkunan tallennuspainikkeella. Androidissa sen nimi on Tallenna allekirjoitus. Tämä tallentaa vasta allekirjoituspyynnön, ei piirrosta. Tarkista uusi pyyntö listasta.

Oikeudet allekirjoittamiseen

Oman käyttäjätilisi allekirjoitus edellyttää palvelupyynnön lukuoikeutta, mutta ei itsessään muokkausoikeutta. Toisen Spotilla-käyttäjän allekirjoitusta et voi antaa omalla tililläsi.

Ulkoisen henkilön allekirjoituksen tallentaminen edellyttää mobiilissa palvelupyynnön muokkausoikeutta. Selaimessa lukuoikeuden lisäksi tarvitaan muokkausoikeus tai kohteeseen myönnetty ulkoisten allekirjoitusten hallintaoikeus. Pelkkä toiminnon näkyminen ei takaa tallennusoikeutta.

Ulkoisen allekirjoittajan nimi ja tallennukseen käytetty Spotilla-käyttäjä ovat eri tietoja. Selaimen Allekirjoitettu laitteella -sarake kertoo tallentamiseen käytetyn kirjautuneen käyttäjän nimen, ei ulkoisen henkilön henkilöllisyyttä.

Anna allekirjoitus selaimessa

  1. Avaa palvelupyynnön Allekirjoitukset-välilehti ja tarkista oikean rivin allekirjoittaja.
  2. Valitse rivin Allekirjoita. Ulkoista henkilöä varten anna hänen piirtää allekirjoituksensa käsittelijän laitteella.
  3. Piirrä allekirjoitus avautuvan ikkunan piirrosalueelle. Tyhjennä poistaa senhetkisen piirroksen, jotta voit piirtää uudelleen.
  4. Vahvista ikkunan Allekirjoita-painikkeella ja odota tallennuksen onnistumisilmoitusta.

Anna allekirjoitus Androidissa tai iOS:ssa

Palvelupyynnön tiedoissa allekirjoitustoiminto on valmistumistoimintojen yhteydessä. Puuttuvien allekirjoitusten kohdalla käytä Allekirjoita; kun allekirjoitukset on annettu, käytä Näytä allekirjoitukset. iOS:ssa toiminto voi olla piilotettu, jos sinulla ei ole palvelupyynnön käsittelyoikeutta. Oman allekirjoituksen voi tällöin avata myös odottavien allekirjoitusten näkymästä, jos palvelupyyntö kuuluu sen rajaukseen.

Valitse allekirjoituslistasta oikean henkilön Allekirjoita. Piirrä allekirjoitus ja korjaa tarvittaessa Tyhjennä-painikkeella. Androidin piirrosikkunassa vahvistuspainike on Tallenna; iOS:ssa TALLENNA ALLEKIRJOITUS. Odota tallennuksen valmistumista.

Ulkoisen henkilön nimi tulee allekirjoituspyynnöstä. Vaikka mobiilin piirrosnäkymässä näkyy nimikenttä, sen muokkaaminen ei muuta tallennettavan allekirjoituksen nimeä. Jos nimi on väärä, korjaa allekirjoituspyyntö ennen allekirjoittamista.

Etsi odottavat allekirjoitukset

Androidissa avaa Selaa-näkymän Allekirjoitukset-kortti. iOS:ssa avaa selausnäkymän ALLEKIRJOITUKSET-painike. Valitse kummassakin Palvelupyynnöt-välilehti. Kaikki-välilehti sisältää myös tehtävät, ja Tehtävät näyttää vain tehtävät. Kohteen allekirjoitustoiminto avaa allekirjoituslistan; kohteen katselutoiminto avaa palvelupyynnön tiedot.

Avaa näkymän suodatinkuvake ja valitse rajaus:

  • Vain omat allekirjoitukseni näyttää sinulle osoitettuja puuttuvia allekirjoituksia sisältävät kohteet. Tämä on oletusrajaus; iOS muistaa aiemman valinnan.
  • Kaikki allekirjoitukset lisää mukaan ulkoisten henkilöiden puuttuvia allekirjoituksia sisältävät kohteet. Se ei tarkoita kaikkien muiden Spotilla-käyttäjien allekirjoituspyyntöjä.

Palvelupyynnöistä mukaan haetaan käyttöoikeuksiesi mukaiset Avoin- ja Käsittelyssä-tilan pyynnöt. Pidossa olevat, valmistuneet, peruutetut ja välitetyt pyynnöt eivät kuulu tähän listaan. Lista on tämänhetkinen työlista, ei tietyn ajanjakson raportti.

Odottavien lukumäärät laskevat kohteita, eivät puuttuvia allekirjoituksia. Esimerkiksi yksi palvelupyyntö, jolta puuttuu kaksi rajaukseen kuuluvaa allekirjoitusta, lasketaan yhdeksi palvelupyynnöksi. Kaikki-välilehden lukumäärässä ovat mukana myös tehtävät.

Selaimen nimihakua ja allekirjoitussarakkeita käsitellään ohjeessa palvelupyyntöjen haku ja vastuuttaminen. Jos et löydä pyyntöä odottavien listasta, avaa itse palvelupyyntö ja tarkista sen tila, oikeutesi ja allekirjoituslista.

Tarkista tallennus ja palvelupyynnön valmistuminen

Avaa allekirjoituslista uudelleen tallennuksen jälkeen. Tarkista allekirjoittaja, allekirjoitettu tila tai tallennuspäivä sekä kuva. Selaimessa kuva avataan Esikatselu-sarakkeen silmäkuvakkeesta. Mobiilissa käytä allekirjoitetun rivin katselutoimintoa. Pelkkä piirrosikkunan sulkeutuminen tai tallentaneen käyttäjän nimi ei riitä: allekirjoitus tulee annetuksi vasta kuvan tallentuessa.

Tavallinen valmiiksi merkitseminen edellyttää kaikkia käytössä olevia allekirjoituksia. Allekirjoittaminen ei itsessään muuta palvelupyyntöä tai siihen liittyviä tehtäviä valmiiksi. Muut valmistumisehdot pitää tarkistaa erikseen; katso palvelupyynnön päättäminen.

Palvelupyyntölajin Tehtäväksi siirron jälkeen -asetuksella tapahtuva välitön valmistuminen sekä kaikkien liittyvien tehtävien valmistumiseen perustuva automaattinen valmistuminen ohittavat palvelupyynnön allekirjoitustarkistuksen. Kaikkien tehtävien valmistumisehtoon vaikuttaa myös yhteinen asetus, joka hyväksyy Tarkastelussa olevat tehtävät valmistuneiksi. Valmis palvelupyyntö ei siksi todista, että kaikki allekirjoitukset annettiin.

Valmistuneen palvelupyynnön allekirjoituslista näyttää tallennetut allekirjoitukset eikä enää luettele puuttuvia vaatimuksia. Tarkista tarvittavat allekirjoitukset ennen automaattista päättämistä ja varmista jälkeenpäin tallennetut kuvat.

Poistaminen ja lajimuutosten vaikutukset

Selaimessa palvelupyynnön oman allekirjoituspyynnön voi poistaa Allekirjoitukset-välilehden rivin roskakorikuvakkeesta ja vahvistaa poistamisen. Toiminto edellyttää muokkausoikeutta, eikä se ole käytettävissä periytyville pyynnöille tai Pidossa olevissa, valmistuneissa, peruutetuissa tai välitetyissä palvelupyynnöissä. Poisto poistaa koko vaatimuksen sekä siihen liittyvän annetun allekirjoituksen ja kuvan. Se ei ole piirroksen tyhjentämistä tai palauttamista odottavaksi.

Lajilta periytyvät pyynnöt poistetaan lajin lomakkeen Allekirjoitukset-osiosta. Jos vaatimukseen liittyy tallennettuja allekirjoituksia valmistuneissa palvelupyynnöissä, vaatimus muutetaan epäaktiiviseksi ja allekirjoitukset säilyvät. Muuten vaatimus ja siihen liittyvät allekirjoitukset kuvineen poistetaan.

Kun aiemmin vaatimuksettomalle lajille lisätään ensimmäiset yhteiset allekirjoituspyynnöt, järjestelmä poistaa taustalla tämän lajin muiden kuin valmistuneiden palvelupyyntöjen omat vaatimukset ja niiden allekirjoitukset kuvineen. Tämä koskee myös Pidossa olevia, peruutettuja ja välitettyjä pyyntöjä. Varmista ennen muutosta, ettei poistettavissa tiedoissa ole säilytettävää sisältöä. Avaa muutoksen jälkeen laji ja siihen kuuluvia palvelupyyntöjä uudelleen ja tarkista käytössä olevat vaatimukset sekä säilyneet allekirjoitukset.

Palvelupyynnön ja tehtävän allekirjoitukset ovat erillisiä

Palvelupyynnön allekirjoitus ei korvaa siihen liittyvän tehtävän allekirjoitusta eikä siirry automaattisesti tehtävän PDF-raporttiin. Tehtävän PDF näyttää tehtävän omat allekirjoitukset, kun tehtävälomakkeen PDF-asetuksissa on valittu Sisällytä allekirjoitukset. Katso tehtävän allekirjoittaminen ja tehtävälomakkeen PDF-asetukset.