Tehtäväraportit vastaavat eri kysymyksiin: kuinka paljon tehtäviä on, missä tilassa ne ovat, valmistuvatko ne ajoissa ja kuinka paljon niille on varattu tai kirjattu aikaa. Sama ajanjakso ei tarkoita kaikissa raporteissa samaa aineistoa.

Avaa raportti ja tarkista rajaukset

Avaa selaimen päävalikosta Ohjausnäkymä → Raporttisivut. Valitse raporttisivu yläreunan valitsimesta. Jos tarvitsemasi raportti puuttuu, pääkäyttäjä voi avata Lisää uusi raportti, raahata raportin sivulle ja valita Tallenna sivu. Katso myös raportin lisääminen.

Avaa raportin otsikkorivin Asetukset. Sivupaneelin Kaikki suodattimet rajaa aineistoa, Ryhmittely jakaa sen ryhmiin ja Raportin asetukset muuttaa esitystapaa. Aikavalinnat ovat kuvaajan yhteydessä: Määritä aikajakso datalle määrää tarkasteltavan ajanjakson ja Aikaryhmittely datalle jakaa luvut päiviin, viikkoihin, kuukausiin tai vuosiin. Oletusryhmittely on kuukausi.

Uuden Tehtäville varatut tunnit -raportin oletusjakso kattaa kuluvan kalenterikuukauden ja viisi seuraavaa kuukautta. Muiden tässä käsiteltyjen tehtäväraporttien oletusjakso kattaa edellisen ja kuluvan kalenterivuoden. Tallennetulla raportilla voi olla eri asetukset. Suhteellinen jakso muuttuu ajan kuluessa; käytä kiinteitä päivämääriä, kun haluat toistaa saman vertailun. Katso aikavälit ja rajaukset.

Raportti käyttää oikeuksiesi mukaista aineistoa. Pääkäyttäjä voi nähdä enemmän tietoja kuin tavallinen käyttäjä. Asetusten muuttaminen muuttaa tarkastelua, ei tehtäviä, resursointeja eikä tuntikirjauksia. Pääkäyttäjä tallentaa olemassa olevan raportin pysyvät muutokset otsikkorivin Tallenna asetukset -toiminnolla.

Tehtävämäärät ja nykyiset tilat

  • Valmiit vs. Muut tehtävät näyttää valmiiden tehtävien määrän ja muiden tilojen yhteismäärän.
  • Tehtävät tilan mukaan erittelee tehtävät nykyisen tilan mukaan: Suunnittelu, Avoin, Myöhässä, Tekeillä, Tarkastuksessa ja Valmis.
  • Tehtävien lukumäärät näyttää yhteismäärän. Sen Kaikki suodattimet -osiossa voit rajata myös tehtävän tilaa, ja Ryhmittely-osiossa valita Tilan mukaan.

Valmiit tehtävät kohdistuvat suorituspäivään ja muut määräpäivään. Tavallisessa päivämäärillä rajatussa aineistossa Pidossa-tehtävät jäävät pois. Määräpäivän perusteella mukaan otettavalla tehtävällä ei saa olla suorituspäivää; vaihtoehtoisesti tehtävä tulee aineistoon jaksolle osuvan suorituspäivän perusteella. Puuttuvat päivämäärät voivat siksi jättää tehtävän pois raportista.

Raportit eivät näytä, mikä tehtävän tila oli kunkin historiallisen päivän lopussa. Ne käyttävät nykyisiä tietoja. Esimerkiksi avoin tehtävä, jonka määräpäivä on 31.1., näkyy tammikuun muissa tehtävissä. Kun se valmistuu 2.2. ja suorituspäiväksi tallentuu 2.2., se siirtyy helmikuun valmiisiin tehtäviin. Jos raportti on rajattu vain tammikuuhun, tehtävä poistuu sen aineistosta.

Myös tilan, määräpäivän, suorituspäivän, vastuun tai prioriteetin korjaaminen voi muuttaa aiempien jaksojen lukuja. Jos tehtävä on palautettu keskeneräiseksi mutta sillä on edelleen suorituspäivä, määrä- ja tilaraporttien luvut eivät välttämättä vastaa toisiaan. Tarkista tällöin sekä tila että molemmat päivämäärät.

Ryhmittely ei aina tuota yhteenlaskettavia osia

Määräraporttien Ryhmittely-osiossa Prioriteetin mukaan jakaa tehtävät matalaan, keskivertoon ja korkeaan prioriteettiin. Käyttäjäroolin mukaan käyttää tehtävän vastuurooleja, eikä tarkoita tehtävän suorittaneiden henkilöiden vertailua.

Rooliryhmittelyssä tehtävän oma vastuurooli ja tehtävälle liitetyt roolit vaikuttavat kohdistukseen. Valmiit vs. Muut tehtävät- ja Tehtävien lukumäärät -raporteissa tehtävän oma vastuurooli on ensisijainen; ilman sitä käytetään liitettyjä vastuurooleja. Tehtävät tilan mukaan -raportissa liitetty rooli on ensisijainen. Henkilölle osoitettu tehtävä ilman vastuuroolia voi jäädä rooliryhmistä pois. Useaan rooliin liitetty tehtävä voi puolestaan näkyä useassa ryhmässä. Ryhmien summa ei siksi välttämättä ole yksilöllisten tehtävien määrä.

Tarkista kokonaismäärä ilman rooliryhmittelyä. Vertaa ryhmiä keskenään vain, kun ymmärrät niiden vastuumääritykset.

Ajoissa tehdyt tehtävät

Ajoissa tehdyt tehtävät näyttää ajoissa ja myöhässä valmistuneiden prosenttiosuudet. Aineistoon kuuluvat vain nykyisin Valmis-tilassa olevat tehtävät, joilla on suorituspäivä ja joiden määräpäivä osuu tarkasteltavaan jaksoon. Keskeneräiset ja pidossa olevat tehtävät eivät kuulu nimittäjään, vaikka niiden määräpäivä olisi jo mennyt.

Ajoissa-osuus lasketaan jakson ajoissa valmistuneiden tehtävien määrästä jaettuna jakson kaikkien mukaan otettujen valmiiden tehtävien määrällä. Myöhässä-osuus lasketaan vastaavasti. Suorituspäivän päivä verrataan määräpäivään käyttäjän aikavyöhykkeessä: määräpäivän aikana valmistunut tehtävä luetaan ajoissa valmistuneeksi. Osuudet pyöristetään kahteen desimaaliin. Ilman mukaan otettuja tehtäviä molemmat osuudet ovat nolla.

Esimerkiksi kolme ajoissa ja yksi myöhässä valmistunut tehtävä tuottavat osuudet 75 % ja 25 %. Jakson kaksi keskeneräistä tehtävää eivät muuta näitä prosentteja. Käyttäjäroolin mukaan- ja Prioriteetin mukaan -ryhmittelyissä prosentit lasketaan erikseen kunkin ryhmän omasta aineistosta. Ryhmien prosentteja ei pidä summata tai keskiarvoistaa koko aineiston prosentiksi.

Tehtäville varatut tunnit

Tehtäville varatut tunnit perustuu tehtävien resursointien alku- ja loppuaikoihin. Tehtävän määräpäivä, suunniteltu kesto tai toteutuneet tuntikirjaukset eivät määrää tätä lukua. Tehtävä tarvitsee ajallisen resursoinnin, jotta sille kertyy varattuja tunteja. Katso resursointi Gantt-näkymässä.

Kustakin resursoinnista lasketaan tarkasteltavaan aikaryhmään osuva osuus. Päällekkäiset resursoinnit summataan. Esimerkiksi kaksi erillistä kahden tunnin resursointia samalle tehtävälle tuottavat neljä varattua tuntia, vaikka ne olisivat samanaikaisia. Luku ei siis kuvaa laitteen käyntiaikaa eikä työn kalenterissa kulunutta kokonaiskestoa.

Resursointien minuutit summataan tehtävittäin ja muutetaan tunneiksi. Jokaisen tehtävän tuntimäärä pyöristetään kahteen desimaaliin ennen tilakohtaista summaamista. Eri aikaryhmittelyillä saatujen summien välillä voi tämän vuoksi olla pieniä pyöristyseroja.

Ilman ryhmittelyä näkyvät tilat ovat Suunnittelu, Avoin, Myöhässä ja Tekeillä. Valmis, Tarkastuksessa ja Pidossa eivät näy omina sarjoinaan. Tehtävän siirtyminen näihin tiloihin voi siten vähentää näkyviä varattuja tunteja, vaikka resursointi säilyisi.

Ryhmittely-osion Käyttäjäroolin mukaan ja Prioriteetin mukaan ovat valittavissa, mutta niiden luvut eivät nykyisessä toteutuksessa ole molemmissa tapauksissa luotettavia. Erityisesti prioriteettiryhmittely voi näyttää nollaa olemassa olevista resursoinneista huolimatta. Käytä tarkistukseen raporttia ilman ryhmittelyä ja vertaa näkyviä tiloja resursointien alku- ja loppuaikoihin. Älä tulkitse raporttia kaikkien tilojen varattujen tuntien kokonaismääräksi.

Tehtäville kirjattujen tuntien määrä

Tehtäville kirjattujen tuntien määrä käyttää tehtävään liitettyjä tehtäväkirjauksia. Tavallisessa rajatussa aineistossa kirjaus tarvitsee alku- ja loppuajan; käynnissä oleva kirjaus ei kerrytä tähän raporttiin jatkuvasti päivittyvää tuntimäärää. Tehtävän valmistuminen ei ole kirjauksen mukaan ottamisen edellytys.

Kokonaan aikaryhmän sisään jäävistä kirjauksista käytetään tallennettuja minuutteja. Alku- tai loppuaikaa tallennettaessa kesto pyöristetään ylöspäin täysiin minuutteihin. Esimerkiksi kokonaan mukaan tuleva 90 minuutin kirjaus tuottaa 1,50 tuntia.

Aikaryhmän rajan ylittävästä, aineistoon mukaan tulleesta kirjauksesta lasketaan vain ryhmään osuva osuus alku- ja loppukellonaikojen erotuksena. Tämä osuus ei käytä tallennettuja minuutteja. Ilman ryhmittelyä kokonaan sisältyvien kirjausten tuntisumma pyöristetään kahteen desimaaliin, siihen lisätään rajat ylittävät osuudet ja lopputulos pyöristetään uudelleen kahteen desimaaliin.

Rajauksessa on kuitenkin puutteita: koko valitun ajanjakson yli ulottuva kirjaus voi jäädä aineistosta pois, samoin viimeisen päivän aikana alkava kirjaus ja täsmälleen jakson alkupäivän keskiyöllä alkava kirjaus. Älä siis oleta, että raportti sisältää kaikki valittuja päiviä sivuavat kirjaukset. Jos tarkistat viimeisen päivän tunteja, kokeile päättää aineiston ajanjakso seuraavana päivänä ja tarkista päivän oma luku päiväryhmittelyllä.

Tässä raportissa Käyttäjäroolin mukaan ryhmittelee nimestään huolimatta kirjauksen käyttäjän mukaan. Se ei käytä samaa vastuuroolijakoa kuin tehtävämääräraportit. Myös henkilöllä tehty vastuurajaus kohdistuu tässä kirjauksen käyttäjään. Prioriteetin mukaan käyttää kirjatun tehtävän nykyistä prioriteettia.

Käyttäjäryhmittelyssä kokonaan sisältyvien kirjausten minuutit summataan ja pyöristetään tunneiksi käyttäjittäin; rajat ylittävät osuudet pyöristetään kirjauksittain ennen lisäämistä. Prioriteettiryhmittelyssä myös kokonaan sisältyvät kirjaukset pyöristetään kirjauksittain. Ryhmien summa voi siksi erota ryhmittelemättömästä tuntisummasta.

Suorittanut-rajaus ei tässä tuntiraportissa luotettavasti rajaa kirjauksia tehtävän suorittajan mukaan. Tarkista tulos ilman tätä rajausta. Myös useaan valittuun kategoriaan kuuluva tehtävä voi monistaa sen kirjauksia kategoriaa käytettäessä; varmista tuntisumma ilman kategoriarajausta.

Kirjatut tunnit ja kappalemäärät on erillinen raportti. Se tarjoaa esimerkiksi hyväksyntä-, kirjaustyyppi- ja yksikkörajauksia, joita tehtävien tuntiraportti ei tarjoa. Tehtävien tuntiraportti ei ole hyväksyttyjen työaikojen tai kappalemäärien yhteenveto. Katso raporttityypin valinta.

Varmista, mitä luku sisältää

  1. Valitse kiinteä ajanjakso ja aloita ilman lisäryhmittelyä. Tarkista myös käyttäjän aikavyöhyke, koska se vaikuttaa päivien rajoihin.
  2. Vertaa määräraporttia muutamaan tunnettuun tehtävään: tarkista nykyinen tila, määräpäivä, suorituspäivä ja mahdolliset vastuuroolit.
  3. Vertaa varattuja tunteja erikseen resursointeihin ja kirjattuja tunteja päättyneisiin tehtäväkirjauksiin. Huomioi päällekkäisyydet, jakson rajat ja pyöristykset.
  4. Lisää suodattimet ja ryhmittely yksi kerrallaan. Jos tulos muuttuu odottamatta, vertaa sitä alkuperäiseen tarkasteluun ja edellä kuvattuihin rajoihin.
  5. Kun pääkäyttäjä on tallentanut asetukset, avaa sivu uudelleen ja varmista, että ajanjakso, suodattimet ja ryhmittely säilyivät.

Androidissa ja iOS:ssa tehdyt tehtävien ja kirjausten muutokset vaikuttavat raportin aineistoon, kun ne ovat tallentuneet palveluun. Tee lukujen vertailu selaimen Raporttisivut-näkymässä ja tarkista palveluun tallentuneet tiedot.