Dokumenttien hallinnassa voit lisätä tietokoneeltasi esimerkiksi käyttöohjeen, huoltoasiakirjan tai valokuvan olemassa olevaan kohdekansioon, Spotille tai suoraan Spotin tiedostokansioon. Tämä ohje koskee selainkäyttöliittymää.
Valitse sijainti ja varmista oikeudet
Avaa selaimen päävalikosta Kohteet ja laitteet → Dokumenttien hallinta. Etsi vasemmasta kansiopuusta haluamasi sijainti ja avaa rakennetta sen rivien vieressä olevista avausnuolista. Tarvittaessa katso tiedoston etsimisen ohje.
Valitse lisäyksen kohteeksi oikea rivi:
- Kohdekansio: tiedosto liitetään tähän kansioon. Se ei samalla tallennu jokaisen kansiossa olevan Spotin omaksi liitteeksi.
- Spotti: tiedosto liitetään kyseiseen laitteeseen ilman tiedostokansiota.
- Spotin tiedostokansio: tiedosto liitetään kyseiseen Spottiin ja ryhmitellään valitsemaasi tiedostokansioon.
Kohdekansio sisältää kohteita ja Spotteja. Spotin tiedostokansio puolestaan ryhmittelee yhden Spotin liitteitä, esimerkiksi käyttöohjeita ja valokuvia. Tarkista myös ylemmät kansiot ja Spotin nimi, jos rakenteessa on samannimisiä sijainteja. Jos tarvittavaa tiedostokansiota ei vielä ole, luo Spotille tiedostokansio ennen lisäystä.
Spotille ja sen tiedostokansioon lisääminen vaatii Spotin muokkausoikeuden. Kohdekansioon lisääminen edellyttää oikeutta muokata kyseisen kansion tiedostoliitteitä; itse kohdekansion muokkausoikeutta ei välttämättä tarvita. Pelkkä sijainnin näkyminen tai katseluoikeus ei takaa lisäysoikeutta. Jos sijainti puuttuu tai lisäys estyy käyttöoikeusvirheeseen, pyydä organisaatiosi pääkäyttäjää tarkistamaan oikeudet.
Lisää tiedosto
- Valitse vasemmasta kansiopuusta kohdekansio, Spotti tai Spotin tiedostokansio. Lisäyksen sijainti määräytyy tämän valinnan perusteella.
- Avaa vasemman kansiopaneelin Lisää uusi -painike ja valitse Lataa tiedosto laitteelta.
- Valitse lisättävä tiedosto tietokoneen tiedostovalitsimesta ja vahvista valinta.
- Odota siirron valmistumista. Älä sulje näkymää kesken siirron.
- Lataa Dokumenttien hallinnan sivu uudelleen selaimessa ja avaa sama sijainti. Varmista, että tiedosto on luettelossa, ja avaa sen sisältö tarkistaaksesi, että lisäsit oikean tiedoston.
Siirto alkaa heti tiedoston valinnan jälkeen. Tiedosto tallentuu erikseen eikä odota Spotin perustietolomakkeen Tallenna-painiketta. Näkymän sulkeminen ei peruuta jo valmistunutta lisäystä. Siirron eteneminen ei yksin varmista, että valmis liite on tallentunut: tarkista tulos uudelleen ladatusta sijainnista. Jos lisäät useita tiedostoja, tarkista jokainen erikseen.
Lataa tiedosto laitteelta lisää tiedoston Spotillaan. Tiedoston toimintovalikon Lataa puolestaan tallentaa olemassa olevan tiedoston omalle laitteellesi.
Tiedostotyypit, koko ja epäonnistunut siirto
Hyväksyttyjä tiedostotyyppejä ovat esimerkiksi PDF, DOCX, XLSX, JPEG, PNG ja ZIP. Tiedoston todellisen tyypin on oltava hyväksytty; pelkkä tiedostopäätteen muuttaminen ei muuta sisältöä hyväksytyksi.
Palvelimen kokotarkistus edellyttää, että yksittäinen tiedosto on alle 1025 MiB. Tämä ei takaa, että kaikki tätä pienemmät tiedostot siirtyvät onnistuneesti: myös yhteyden ja koko siirtoketjun on toimittava.
Jos lisäys epäonnistuu, tarkista virheilmoitus, tiedostotyyppi, koko, verkkoyhteys ja kohteen käyttöoikeudet. Lataa sivu uudelleen ja tarkista kohdesijainti ennen uutta yritystä. Tiedosto on voinut tallentua, vaikka yhteys katkesi ennen onnistumisvastauksen saamista. Uusi yritys voi silloin lisätä toisen liitteen.
Lisää päivitetty tiedosto
Samannimisen tiedoston lisääminen luo uuden, erillisen liitteen. Se ei korvaa vanhan tiedoston sisältöä. Anna päivitetyllä tiedostolle tunnistettava nimi, esimerkiksi Käyttöohje-2026-10.pdf, ja tarkista uuden liitteen sisältö sekä sijainti ennen vanhan käsittelyä. Erilliset liitteet eivät muodosta automaattista tiedostoversioiden ketjua, eikä vanha liitelinkki siirry osoittamaan uutta tiedostoa.
Jos haluat muuttaa luettelossa näkyvää nimeä, avaa tiedostokortin kolmen pisteen valikko ja valitse Uudelleennimeä. Tämä muuttaa liitteen näkyvää nimeä eli kuvausta, ei sen sisältöä. Tarkemmat nimeämis- ja siirto-ohjeet ovat tiedostojen muokkaamisen ohjeessa.
Päätä uuden tiedoston tarkistamisen jälkeen, säilytetäänkö vanha liite. Ota tarvittava vanha tiedosto talteen toimintovalikon Lataa-valinnalla ennen poistamista. Poistaminen on erillinen toimenpide: valitse vanhan tiedostokortin kolmen pisteen valikosta Poista, tarkista vahvistus ja hyväksy poisto. Tarvitset poistooikeuden, joten uuden tiedoston lisääminen voi onnistua, vaikka vanhan poistaminen ei onnistu.
Jos poistat Spotin oletuskuvana olevan liitteen, myös sen oletuskuvavalinta poistuu. Uuden kuvan lisääminen samalla nimellä ei tee siitä oletuskuvaa. Valitse uusi kuva erikseen oletuskuvan ohjeen mukaan.
Tarkista Spotin liite myös muissa näkymissä
Spotille lisätty tiedosto kuuluu saman Spotin tallennettuihin liitteisiin myös sen omassa selainlomakkeessa. Tiedostokansioon lisätty liite löytyy kyseisestä kansiosta, ei kansioimattomien tiedostojen luettelosta. Katso Spotin tiedostojen katselun ohje.
Androidissa ja iOS:ssä avaa kyseinen Spotti ja valitse sen tietonäkymästä Tiedostot. Ilman tiedostokansiota lisätty liite näkyy kohdassa Tiedostot ilman kansiota; kansioon lisätty liite löytyy avaamalla nimetty tiedostokansio. Avaa tiedostonäkymä uudelleen, jos lisäys ei vielä näy. Mobiilin tiedostoluettelo edellyttää aktiivista Spottia ja oikeutta nähdä se. Kohdekansioon lisätty tiedosto ei tämän lisäyksen perusteella ilmesty Spotin omiin liitteisiin.
Tiedoston lisääminen puhelimesta on erillinen työnkulku. Katso kuvien ja tiedostojen lisääminen mobiilisovelluksessa.