Mobiilin tehtäväkalenterista voit tarkastella roolitehtävien määräpäiviä ja itsellesi resursoituja työaikoja sekä avata tehtävän tiedot. Kalenteri ei ole kaikkien tehtävien luettelo eikä toteutuneen työajan raportti.
Avaa kalenteri ja valitse näkymä
Android: avaa Tehtävät ja napauta tehtävälistan alareunan kalenterikuvaketta. Se on lisäämispainikkeen vieressä, alavalikon yläpuolella. Avaa kalenterin vasemman yläkulman valikkopainike. Valitse sivuvalikosta hakutapa sekä Päivä, 3 päivää tai kuukausi. Hakutavan muutos tulee voimaan, kun sivuvalikko sulkeutuu. Muutos palauttaa haun nykyiseen kuukauteen, joten tarkista ajanjakso uudelleen.
iOS: avaa Tehtävät ja napauta listan alareunan kalenterikuvaketta lisäämispainikkeen vieressä. Kalenteri avautuu kolmen päivän näkymään. Kalenterin oikean yläkulman kalenterikuvakkeesta valitaan Päivä, 3 päivää tai kuukausi. Sen vieressä oleva kolmen vaakaviivan kuvake avaa hakutavan valinnan.
Kuukausinäkymässä vaihda kuukautta pyyhkäisemällä kalenteria sivusuunnassa. Napauta haluamaasi päivää avataksesi sen päivän näkymän. Avaa tehtävän tiedot napauttamalla tehtävämerkintää päivä- tai kolmen päivän näkymässä.
Valitse hakutapa työn mukaan
Oletusvalinta on Molemmat tehtävät. Hakutapa vaikuttaa siihen, mitkä tehtävät ladataan ja minkä tiedon perusteella niiden merkinnät sijoitetaan kalenteriin.
- Tehtävät joissa resursointi: hakee tehtäviä kirjautuneen käyttäjän resursointien perusteella. Tehtävä tulee hakuun, jos vähintään yksi oma resursointijakso mahtuu kokonaan haettuun ajanjaksoon. Määräpäivän ei tarvitse olla samalla ajanjaksolla. Merkinnät perustuvat omiin resursointeihin.
- Tehtävät ilman resursointia: hakee katseluoikeuksiesi sallimia roolille osoitettuja tehtäviä, joiden määräpäivä on haetulla ajanjaksolla. Merkintä sijoitetaan määräpäivälle. Nimestään huolimatta valinta ei hae kaikkia tehtäviä, joilta puuttuu resursointi, eikä se tarkista resursointien puuttumista.
- Molemmat tehtävät: hakee katseluoikeuksiesi sallimia tehtäviä määräpäivän perusteella. Roolitehtävä näkyy määräpäivällä; käyttäjille osoitetusta tehtävästä näytetään oma resursointi. Pelkkä katseluoikeus ei siis takaa merkintää. Myös oma resursoitu työ voi puuttua, jos tehtävän määräpäivä on haetun ajanjakson ulkopuolella.
Mitä päivät ja kellonajat tarkoittavat?
Määräpäivä kertoo, milloin työn tulee olla valmis. Vastuutaho kertoo, kenelle työ kuuluu. Resursointi määrittää käyttäjälle suunnitellun työn alku- ja loppuajan. Toteutunut tuntikirjaus on näistä erillinen tieto.
Roolitehtävä näkyy päivä- ja kolmen päivän näkymässä määräpäivänä kello 8–9. Tämä on kalenterin näyttöaika. Esimerkiksi perjantaille erääntyvä roolitehtävä näkyy perjantaina kello 8–9, vaikka käyttäjälle ei olisi tallennettu tunnin työvarausta. Merkintä ei määritä työn kestoa tai sovittua aloitusaikaa.
Oman resursoinnin merkintä muodostetaan tallennetuista alku- ja loppuajoista. Androidissa yli vuorokauden kestävän resursoinnin piirto voi kuitenkin ulottua tallennettua loppua myöhemmäksi. Tarkista erityisesti monipäiväisen työn tarkat ajat tehtävän tiedoista; älä laske varattuja tunteja merkinnän näkyvästä pituudesta.
Kalenterin katselu, hakutavan vaihtaminen ja tehtävän avaaminen eivät aloita työtä, muuta määräpäivää tai resursointia eivätkä luo tuntikirjausta.
Ajanjakson ja näkyvyyden rajat
Tehtävät ladataan kuukausittain myös päivä- ja kolmen päivän näkymään. Näkyvät päivät eivät siis yksin kerro haun kattavuutta. Resursointihaussa pelkkä jakson osuminen osittain haettuun kuukauteen ei riitä: esimerkiksi 31.10.–1.11. kestävä oma resursointi ei yksin tuo tehtävää kummankaan kuukauden resursointihakuun. Tehtävä voi silti tulla hakuun toisen, kokonaan kuukauden sisällä olevan oman resursoinnin perusteella.
Kaikki hakutavat jättävät pois valmistuneet, tarkastukseen lähetetyt ja Pidossa-tilassa olevat tehtävät. Lisäksi haku noudattaa katseluoikeuksiasi. Näkyvyyteen vaikuttavat tehtävän vastuut, käyttäjäroolit, Spotin kansio-oikeudet ja palvelun mobiilinäkyvyyden asetukset. Kalenterimerkinnän puuttuminen ei tarkoita tehtävän poistamista.
Android tunnistaa näytettävän käyttäjän resursoinnit käyttäjän nimen perusteella. Jos tehtävällä on samannimisiä käyttäjiä, tarkista merkinnän vastuutaho ja resursointi tehtävän tiedoista. iOS tunnistaa käyttäjän käyttäjätilin tunnisteella.
Tarkista tehtävä ja selvitä puuttuva merkintä
Avaa merkintä ja tarkista tehtävän nimi, Spotti, vastuutaho, määräpäivä sekä oma resursointi. Näin varmistat, että kyseessä on oikea työ ja että suunniteltu ajankohta vastaa tehtävän tietoja.
Jos työ puuttuu, etsi se Tehtävät-listalta ja tarkista sen tila sekä tiedot. Vertaa kalenterissa hakutapoja ja kuukautta: omaa työvarausta etsiessä käytä Tehtävät joissa resursointi -valintaa, roolitehtävää etsiessä Tehtävät ilman resursointia -valintaa. Tarkista myös kuukausirajan ylittävä resursointi. Androidissa tarkista ajanjakso uudelleen hakutavan vaihdon jälkeen. Jos tehtävää ei näy listallakaan, pyydä pääkäyttäjää tarkistamaan katseluoikeutesi.
Tehtävälistan käyttöä käsitellään ohjeessa Omien tehtävien löytäminen. Määräpäivän, vastuutahon tai resursoinnin muuttaminen on erillinen tehtävän muokkaus, joka edellyttää kyseiseen muutokseen oikeutta. Katso Vastuut ja määräpäivät sekä Mobiilin näkyvyys- ja resursointiasetukset. Selaimessa tehtäviä voi suunnitella Työnohjauksen kalenterissa ja Gantt-näkymässä.