Määritä pääkäyttäjänä, kenen kirjauksia managerikäyttäjä saa nähdä ja käsitellä selaimessa. Oikeudet annetaan manageriroolille. Kohdekäyttäjät rajataan erikseen heidän manageri- tai mobiilirooliensa perusteella, tai käsittely sallitaan kaikille käyttäjille.

Yleisen työajanseurannan käyttö edellyttää, että työaikaominaisuus on käytössä palvelussanne. Oikeuksien tallentaminen ei ota ominaisuutta käyttöön. Työaikaominaisuuden ollessa käytössä tämä määritys antaa valitut oikeudet myös kohdekäyttäjien matkakuluihin.

Valitse käsittelijät ja avaa oikeusmääritys

  1. Avaa selaimen päävalikosta Käyttäjien hallinta → Käyttäjäroolit.
  2. Avaa käsittelijöiden managerirooli sen rivin kynäkuvakkeesta. Jos tarvitset uuden roolin, katso managerikäyttäjän oikeuksien määrittäminen.
  3. Tarkista Managerikäyttäjärooli-välilehden Käyttäjät-osiosta, että roolissa ovat oikeudet tarvitsevat käsittelijät.
  4. Varmista, että Rooli antaa oikeuksia kansioihin ja sisältöön on valittu. Se avaa oikeusasetukset.
  5. Siirry samalla välilehdellä Managerin sisältöoikeudet -osioon, avaa Muu hallinta ja etsi Työajanseuranta-rivi.

Roolin Käyttäjät-osio määrää, ketkä saavat oikeudet. Työajanseuranta-rivin roolivalinta puolestaan määrää, keiden kirjauksiin oikeuksia sovelletaan. Kohderoolin valitseminen ei lisää sen käyttäjiä käsittelijärooliin.

Rajaa käsiteltävät käyttäjät

Valitse Työajanseuranta-rivin oikealla puolella olevasta roolivalintakentästä ne manageri- ja mobiiliroolit, joiden jäsenten kirjauksia käsittelijät tarvitsevat. Voit valita useita rooleja. Rajaus seuraa kohderoolien jäsenyyksiä: käyttäjän lisääminen kohderooliin tai poistaminen siitä muuttaa myös rajaukseen kuuluvaa käyttäjäjoukkoa.

Valitse vaihtoehtoisesti saman rivin Salli kaikki käyttäjät. Tällöin kohdejoukkona ovat kaikki käyttäjät ja roolivalintakenttä poistuu käytöstä. Valinta ei itsessään valitse Luonti-, Luku-, Muokkaus- tai Poistaminen-oikeuksia. Kun poistat kaikkien käyttäjien valinnan, tarkista jälleen kohderoolit.

Esimerkiksi työnjohtajien manageriroolin Käyttäjät-osioon valitaan työnjohtajat. Työajanseuranta-rivin kohderooliksi valitaan asentajien mobiilirooli. Näin työnjohtajille annetaan valitut käsittelyoikeudet asentajien kirjauksiin.

Valitse tarvittavat toiminnot

  • Luku antaa oikeuden katsella kohdekäyttäjien kirjauksia.
  • Luonti antaa luontioikeuden. Huomioi kuitenkin alla kuvattu luomisen rajoittamisen puute.
  • Muokkaus antaa oikeuden korjata kirjauksia niiden tilan sallimissa rajoissa. Yleisen työajan hyväksyntä, hyväksynnän peruminen ja käsitellyksi merkitseminen perustuvat tähän oikeuteen.
  • Poistaminen antaa oikeuden poistaa kirjauksia, joita ei ole hyväksytty eikä merkitty käsitellyiksi.

Käyttöliittymä valitsee Luku-oikeuden automaattisesti, kun valitset kohderoolin tai valitset Muokkaus- tai Poistaminen-oikeuden. Tarkista lopulliset valintaruudut kohderajauksen ja toimintojen muuttamisen jälkeen. Jos käytät osion Valitse oikeudet mallista -valintaa, tarkista sen jälkeen myös työajanseurannan oikeudet: malli voi muuttaa niitä.

Luomisen rajoittaminen: Luonti-valinnan poistaminen ei yksin takaa, että uusien kirjausten lisääminen estyy. Selaimen yksittäisen kirjauksen luonti ja yleisen työajan massaluonti tarkistavat kohdekäyttäjän sallittavuuden, mutta eivät tässä tarkistuksessa Luonti-valintaa. Esimerkiksi rajaukseen kuuluvan käyttäjän kirjausten luominen voi siksi onnistua ilman valittua Luonti-oikeutta. Älä käytä pelkkää tämän valinnan poistamista luotettavana luontikieltona.

Huomioi työn oikeudet ja kirjausten tilat

Tehtävä- ja palvelupyyntökirjausten hyväksyntä, hyväksynnän peruminen ja käsitellyksi merkitseminen edellyttävät kyseisen tehtävän tai palvelupyynnön muokkausoikeutta. Työajanseuranta-rivin Muokkaus-oikeus ei yksin riitä näihin toimiin. Kirjauksen tavallinen korjaaminen ja poistaminen tarkistetaan erikseen kirjauksen oikeuksista.

Valmis ja hyväksymätön kirjaus voidaan hyväksyä. Käynnissä olevaa kirjausta ei voi hyväksyä. Valmiin ja hyväksytyn kirjauksen hyväksyntä voidaan perua tai kirjaus voidaan merkitä käsitellyksi.

Hyväksytyn kirjauksen sisältöä ei voi suoraan korjata eikä kirjausta poistaa. Peru hyväksyntä ja tallenna ensin; tee korjaus vasta seuraavalla tallennuksella. Käsitelty kirjaus on lukittu: sen sisältöä tai tilaa ei voi muuttaa, hyväksyntää perua eikä kirjausta poistaa. Laajemman oikeuden antaminen ei avaa näitä lukkoja.

Katso toimintojen suorittaminen ohjeista tuntikirjausten hyväksyminen, tuntikirjauksen korjaaminen ja poistaminen sekä työaikaraportti ja käsitellyksi merkitseminen.

Tarkista käyttäjän kaikki oikeudet

Yhden roolin rajaus ei takaa, että käyttäjän kokonaisoikeudet rajoittuvat siihen. Tarkista kaikki käsittelijän roolit ja muut hänelle annetut oikeudet. Työajan oikeusmääritysten kohdejoukot voivat kertyä yhteen oikeuksia muodostettaessa, jolloin toisen määrityksen toimintaoikeus voi ulottua myös aiemman määrityksen kohdekäyttäjiin. Älä siis oleta, että eri rooleihin jaetut toimintojen ja kohderoolien yhdistelmät pysyvät erillisinä.

Käsittelijän omiin kirjauksiin ja hänen tehtäviinsä tai palvelupyyntöihinsä voi lisäksi olla oikeuksia muilla perusteilla. Työajanseuranta-rivin tyhjentäminen ei siksi tarkoita kaikkien kirjausoikeuksien poistamista. Myöskään pääkäyttäjän tunnuksella tehty kokeilu ei osoita managerin oikeuksien toimivuutta.

Tallenna ja varmista tulos

  1. Paina roolilomakkeen alareunasta Tallenna.
  2. Avaa sama rooli uudelleen kynäkuvakkeesta. Tarkista käsittelijät, Työajanseuranta-rivin toimintovalinnat, kohderoolit ja Salli kaikki käyttäjät -valinta. Roolin onnistumisviesti ei yksin varmista työajan oikeusmäärityksen tallentumista, sillä nämä tallentuvat erikseen.
  3. Avaa käsittelijän tunnuksella päävalikon Työajanseuranta. Tarkista tarkoitetun kohdekäyttäjän kirjauksen näkyminen ja tarvittava toiminto sopivassa tilassa olevalla kirjauksella.
  4. Tarkista myös rajauksen ulkopuolinen käyttäjä. Jos näkyvyys tai toimintaoikeus on odotettua laajempi, käy läpi käsittelijän kaikki roolit ja kohderoolien jäsenet.

Oikeuksien muuttaminen ei itsessään muuta kirjausten aikoja, hyväksyntää tai käsittelytilaa eikä poista kirjauksia. Jos poistat Rooli antaa oikeuksia kansioihin ja sisältöön -valinnan ja tallennat, myös roolin aiempi työajan oikeusmääritys poistetaan. Valinta vaikuttaa muihinkin roolin sisältöoikeuksiin; älä käytä sitä vain yhden työajan toiminnon poistamiseen.

Määritys tehdään selaimessa. Androidissa ja iOS:ssa kirjausten muuttaminen ja poistaminen rajoittuvat omiin kirjauksiin; manageriroolin kohderajaus ei anna mobiilissa oikeutta muuttaa muiden kirjauksia. Myös mobiilissa kirjausten tilalukot ovat voimassa. Työajan kirjaaminen ja työaikasääntöjen määrittäminen ovat erillisiä tehtäviä: katso työajan kirjaaminen ja työaikasäännöt ja kirjaustyypit.