Varasto kertoo, missä tuotteita säilytetään. Varastopaikoilla erotat esimerkiksi hyllyt toisistaan. Varastopaikkamääritys on nimetty kokonaisuus, joka sisältää varaston paikat. Varaston perustaminen, kokonaisen paikkamäärityksen vaihtaminen ja sen sisältämien paikkojen ylläpito ovat eri toimintoja.

Ennen aloittamista

Tee perustaminen ja paikkojen ylläpito selaimessa. Androidin ja iOS:n varastonäkymät palvelevat varastojen ja tuotteiden tarkastelua sekä varastotoimintoja; niissä ei ole tämän ohjeen perustamislomakkeita.

Varasto-ominaisuuden pitää olla käytössä ympäristössäsi. Tarvitset roolillesi varastojen lukuoikeuden ja tekemääsi toimenpiteeseen luonti-, muokkaus- tai poisto-oikeuden. Olemassa olevien varastojen käsittelyyn vaikuttaa myös roolin varastorajaus. Varastojen toimenpideoikeudet antavat vastaavat oikeudet varastopaikkamäärityksiin. Pelkät varastotapahtumien oikeudet eivät anna määritysten ylläpito-oikeutta.

Varaston luominen

  1. Avaa päävalikosta Varaston hallinta → Varastot. Valitse sivun Varastot-välilehti ja Luo uusi varasto.
  2. Täytä lomakkeen Paikkatiedot-osiossa pakolliset Nimi ja Osoite. Uuden varaston nimen pitää olla yksilöllinen: myös järjestelmään jääneen poistetun varaston nimi voi estää saman nimen käyttämisen. Postinumero, kaupunki, kunta, maa ja kustannuspaikka ovat vapaaehtoisia.
  3. Tarkista saman osion asetukset. Varasto käytössä on oletuksena valittu, Varaston tuotteiden käyttöperiaate on FIFO ja Varastosiirtojen ostoeräkäsittely on Vanhimmasta ostoerästä alkaen. Varastoarvon laskentaperiaate tulee palvelun yhteisestä asetuksesta, eikä sitä voi muuttaa tällä lomakkeella. Asetusten vaikutukset selitetään jäljempänä.
  4. Valitse Varastopaikka-asetukset-osiossa pakolliseen Varastopaikat-kenttään vapaa varastopaikkamääritys. Lista tarjoaa määrityksiä, joita ei ole liitetty varastoon. Valinnan jälkeen näet sen paikat esikatselussa.
  5. Jos sopivaa määritystä ei ole, valitse saman osion Luo uusi varastopaikkamääritys. Anna kokonaisuudelle nimi ja lisää vähintään yksi nimetty paikka painikkeella Lisää uusi varastopaikka. Paikan Referenssi 1 ja Referenssi 2 ovat vapaaehtoisia tunnistetietoja. Tallenna määritys sen lomakkeen Luo uusi varastopaikkamääritys -painikkeella. Se valitaan automaattisesti varastolomakkeelle.
  6. Tallenna varasto lomakkeen Luo uusi varasto -painikkeella. Ensimmäistä varastoa luotaessa saat vahvistuksen ympäristön arvonlaskentaperiaatteesta. Tarkista periaate ja hyväksy vahvistus. Jos haluat vaihtaa periaatetta, peruuta vahvistus ja muuta palvelun asetusta ennen luontia.

Uuden määrityksen paikkojen nimien pitää olla keskenään erilaiset. Nimeä paikat niin, että tuotteita hakeva henkilö löytää oikean hyllyn. Tagi on vapaaehtoinen. Sen liittäminen ja käyttäminen käsitellään ohjeessa varastopaikan tagi ja tuotteiden löytäminen.

Paikkamääritys tallentuu erikseen ennen varastoa. Jos keskeytät varaston luonnin sen jälkeen, määritys jää käytettäväksi myöhemmin. Varaston luominen ei lisää tuotteita saldoille: kirjaa ne erikseen vastaanottona tai ostona. Katso tuotteiden vastaanottaminen ja luovuttaminen.

Tuotteiden käyttö, siirrot ja arvonlaskenta

Varaston tuotteiden käyttöperiaate vaikuttaa siihen, mistä ostoerästä myöhempi vähennys tehdään. Kun erää ei valita erikseen, FIFO käyttää ensin vastaanottoajaltaan vanhimpia eriä ja LIFO uusimpia. Erikseen valittu ostoerä ohjaa vähennyksen siihen. Jos saldo ei riitä, palvelun poikkeusasetukset ratkaisevat, yritetäänkö vähennystä myös muista eristä tai paikoista. Katso varaston poikkeusasetukset.

Varastosiirtojen ostoeräkäsittely on erillinen valinta. Siirto aloitetaan valitusta ostoerästä. Jos sen saldo ei riitä, lisäeriä käytetään vaihtoehdon Vanhimmasta ostoerästä alkaen tai Uusimmasta ostoerästä alkaen mukaisesti ostoerien luontijärjestyksessä. Tämä järjestys perustuu luontiaikaan, kun tuotteiden käyttöperiaate perustuu vastaanottoaikaan.

Siirrossa tuotteita otetaan vain samalta lähdevarastopaikalta ja eristä, joilla on positiivinen saldo. Jos niiden yhteenlaskettu saldo ei riitä, siirto epäonnistuu eikä osittaista siirtoa tallenneta. Katso varastosiirron tekeminen.

Yhteinen arvostusasetus löytyy päävalikon Palvelun asetukset -sivulta osiosta Tuote- ja varastotoiminnon asetukset → Käytettävä varaston arvon laskentaperiaate. Vaihtoehdot ovat FIFO ja MAC (juokseva keskihinta). Varaston lomakkeella MAC näkyy nimellä Juokseva keskihinta.

Yhteisen asetuksen muuttaminen vaihtaa kaikkien varastojen laskentaperiaatteen ja edellyttää vahvistusta. Vaihto estyy, kun varastoissa on ollut tuotteita saldoilla, vaikka nykyiset saldot olisivat nollassa. Tarkista valinta ennen ensimmäisiä varastotapahtumia. Ensimmäisen varaston vahvistusviesti kuvaa vaihtokiellon alkavan luonnista, mutta varsinainen vaihtoesto perustuu tuotehistoriaan.

Tuotteiden käyttöperiaate määrittää vähennyksen ostoerät, arvonlaskentaperiaate puolestaan varaston rahallisen arvon. LIFO on käyttöperiaate, ei arvostusvaihtoehto. Katso laskentasäännöt ja esimerkit artikkelista varastoarvo ja tuotteen kustannushinta.

Olemassa olevan varaston muuttaminen

Valitse Varastot-välilehdeltä varasto ja avaa sen Perustiedot-alueen Muokkaa. Voit muuttaa perustietoja, kustannuspaikkaa, käyttömerkintää, tuotteiden käyttöperiaatetta ja siirtojen ostoeräkäsittelyä. Hyväksy muutokset lomakkeen Tallenna-painikkeella.

Kokonaisen paikkamäärityksen vaihtaminen tehdään tämän lomakkeen Varastopaikat-kentässä. Vaihto estyy, jos varastolla on tuotehistoriaa, vaikka saldo olisi jo nolla. Myös uuden määrityksen paikkojen aiempi tuotehistoria voi estää liittämisen. Onnistunut vaihto poistaa varaston tuotteille asetetut oletusvarastopaikat, joten määritä ne uudelleen.

Pelkkään uuden hyllyn lisäämiseen tai paikan nimen korjaamiseen ei tarvita koko määrityksen vaihtoa. Muokkaa silloin nykyisen määrityksen paikkoja seuraavan kohdan mukaan.

Varastopaikkojen lisääminen ja nimeäminen

Avaa saman Varastot-sivun Varastopaikkamääritykset-välilehti. Avaa olemassa oleva määritys napsauttamalla sen nimeä tai määritysrivin kynäkuvaketta.

Muokkauslomakkeen yläosan Nimi tarkoittaa koko määrityksen nimeä. Paikkarivien Nimi tarkoittaa yksittäistä hyllyä tai muuta paikkaa. Korjaa tarvittaessa paikan nimi sekä Referenssi 1 ja Referenssi 2. Lisää paikka lomakkeen Lisää uusi varastopaikka -painikkeella ja anna sille nimi. Uuden paikan nimi ei saa toistaa määrityksessä jo olevan paikan nimeä.

Pidä nimet selvästi erottuvina myös uudelleennimeämisessä. Uusien paikkojen yksilöllisyystarkistus ei takaa, että kaikki vanhojen paikkojen samannimiset muutokset estettäisiin. Tallenna muutokset lomakkeen Tallenna-painikkeella.

Paikan nimeäminen uudelleen muuttaa saman paikan tunnistetietoa. Se ei siirrä tuotteita toiseen paikkaan. Jos tavara siirtyy fyysisesti toiseen hyllyyn, kirjaa erillinen varastosiirto.

Voit luoda määrityksen myös suoraan Varastopaikkamääritykset-välilehden Luo uusi varastopaikkamääritys -painikkeella. Nimi ja vähintään yksi nimetty paikka ovat pakollisia; Varasto-valinta on vapaaehtoinen. Uuden määrityksen voi liittää enintään yhteen varastoon. Olemassa olevan varaston liittäminen voi korvata sen aiemman määrityksen, jolloin samat tuotehistorian rajoitukset ja oletuspaikkojen poistuminen koskevat muutosta.

Vanhoissa määrityksissä sama kokonaisuus voi liittyä useaan varastoon. Tarkista silloin kaikki lomakkeella valitut varastot: paikkojen nimet ja muut paikkatiedot ovat niille yhteisiä. Varastoliitoksen vaihtaminen tai irrottaminen estyy tuotehistorian perusteella. Onnistunut liitoksen vaihtaminen tai irrottaminen tyhjentää kyseisen varaston tuotekohtaiset oletuspaikat.

Paikan ja määrityksen poistamisen rajat

Yksittäisen paikan poistamista varten avaa määritys muokattavaksi ja käytä kyseisen paikkarivin oikean reunan roskakorikuvaketta. Uusi, vielä tallentamaton rivi poistuu lomakkeelta. Tallennetun paikan poistaminen toteutuu vasta, kun tallennat koko lomakkeen.

Määrityksen viimeistä paikkaa ei voi poistaa. Myöskään paikkaa, jossa on joskus ollut tuotteita saldoilla, ei voi poistaa, vaikka sen nykyinen saldo olisi nolla. Nollasaldo tai rivin piiloutuminen lomakkeelta ei siis vielä osoita, että poistaminen onnistuu. Jos tallennus estyy, korjaa poistovalinta ja tarkista tallennetut tiedot uudelleen.

Koko määrityksen poistamiseen käytetään Varastopaikkamääritykset-välilehden määritysrivin roskakorikuvaketta ja hyväksytään poistovahvistus. Kuvake on estetty, jos määritys on liitetty varastoon. Vaihda varastolle ensin toinen määritys, jos tuotehistorian rajoitukset sallivat sen. Määrityksen paikkojen tuotehistoria estää koko määrityksen poistamisen myös nollasaldolla. Onnistunut poisto irrottaa paikkojen tagiliitokset; tageja ei poisteta rekisteristä.

Varasto käytössä -valinnan poistaminen varaston muokkauslomakkeella on eri asia kuin paikan, määrityksen tai varaston poistaminen. Se ei tyhjennä varastoa eikä poista sitä. Käyttömerkintää ei voi poistaa, jos varaston yhteenlaskettu tuotesaldo on positiivinen.

Kustannuspaikka ja taloushallinnon luokittelu

Varaston Kustannuspaikka valitaan samasta yhteisestä rekisteristä, jota käytetään asiakkaiden ja käyttäjätilien luokittelussa. Lomakkeen valintalistasta voit hakea nimellä tai kustannuspaikan numerolla; listassa näkyvät numero ja nimi. Valinta liittää varaston kyseiseen kustannuspaikkaan. Asiakkaiden ja käyttäjätilien omat valinnat säilyvät ennallaan.

Valintalistan näkeminen edellyttää asiakkaiden lukuoikeutta. Jos lista on tyhjä, tarkista tämä oikeus ja se, onko kustannuspaikkoja luotu. Paikallinen pääkäyttäjä ylläpitää rekisteriä päävalikon Palvelun asetukset -sivulla kohdassa Asiakkaiden ja sopimusten asetukset → Kustannuspaikat. Kustannuspaikalla on oltava nimi ja yksilöllinen kustannuspaikan numero. Katso luokittelutietojen ylläpito.

Voit vaihtaa kustannuspaikan varaston muokkauksessa tai tyhjentää liitoksen valitsemalla listan tyhjän vaihtoehdon. Tallenna muutos. Se muuttaa varaston luokittelua, mutta ei siirrä tuotteita eikä muuta saldoja tai arvonlaskentaperiaatetta. Liitoksen lisääminen ja poistaminen näkyvät kustannuspaikan historiassa valitulta ajanjaksolta. Vaihto näkyy poistona vanhan ja lisäyksenä uuden kustannuspaikan historiassa.

Varastoon liitettyä kustannuspaikkaa ei voi poistaa. Poista tai vaihda ensin sen liitos varaston tiedoissa. Myös asiakkaiden ja käyttäjätilien liitokset voivat estää kustannuspaikan poistamisen. Pelkkä varaston käyttömerkinnän poistaminen ei irrota kustannuspaikkaa.

Tarkista tallennettu tulos

Valitse varasto uudelleen Varastot-välilehdellä. Tarkista Perustiedot-alueelta nimi, osoite, käyttömerkintä, käyttöperiaate ja Varastopaikkamääritelmä. Avaa tarvittaessa Muokkaa tarkistaaksesi myös kustannuspaikan, arvonlaskentaperiaatteen ja siirtojen ostoeräkäsittelyn.

Avaa Varastopaikkamääritykset-välilehdellä määritys uudelleen. Tarkista siihen liitetty varasto tai varastot sekä paikkojen nimet, viitteet ja mahdolliset tagit. Näin varmistat, että lisäykset, muutokset ja sallitut poistot ovat tallentuneet. Jos vaihdoit määrityksen tai sen varastoliitoksen, tarkista ja aseta tuotteiden oletusvarastopaikat uudelleen ennen seuraavia varastotapahtumia.