Voit luoda selaimessa uuden tehtävän olemassa olevan tehtävän pohjalta. Kopiointi avaa esitäytetyn luontilomakkeen: uusi tehtävä syntyy vasta, kun tallennat sen. Myös valmistuneen tehtävän voi ottaa uuden työn pohjaksi. Alkuperäinen tehtävä ja sen valmistumistiedot säilyvät.
Ennen kopiointia
Tarvitset alkuperäisen tehtävän katseluoikeuden ja oikeuden luoda uuden tehtävän valitulle Spotille ja vastuutahoille. Pelkkä alkuperäisen tehtävän näkyminen tai kopiointipainikkeen näkyminen ei takaa luontioikeutta. Jos vaihdat Spottia tai vastuutahoja, myös uuden valinnan on oltava oikeuksiesi mukainen.
Kopioinnin lähtökohtana ovat avoimen lomakkeen tiedot. Myös tallentamattomat muutokset voivat tulla kopioon. Kopiointi sulkee alkuperäisen lomakkeen tallentamatta sen muutoksia. Jos muutosten pitää koskea alkuperäistäkin tehtävää, tallenna ne ensin lomakkeen alareunan Tallenna-painikkeella.
Avaa kopion luontilomake
- Avaa selaimen valikosta Töiden hallinta → Tehtävät → Tehtävät.
- Etsi alkuperäinen tehtävä ja avaa sen lomake tehtävätaulukon rivin kynäkuvakkeella.
- Valitse lomakkeen alareunan erilliseltä painikeriviltä Luo kopio.
Alkuperäinen lomake sulkeutuu ja uuden tehtävän luontilomake avautuu. Kopiota ei ole vielä tallennettu. Jos luovut uuden työn luomisesta, valitse luontilomakkeen alareunasta Peruuta.
Tarkista uuden työn tiedot
Kopio voi säilyttää vanhan työn suunnittelutietoja ja liitoksia. Käy tiedot läpi uuden työn tarkoituksen mukaan.
- Perustiedot-välilehdellä tarkista Spotti sekä Pohjatiedot-osiossa tehtäväpohja, tehtävälomake, nimi ja kuvaus. Tavallinen uusi tehtävä tarvitsee Spotin, nimen, vastuutahon ja määräpäivän.
- Saman välilehden Vastuu ja aikataulu -osiossa tarkista vastuut, määräpäivä, suunniteltu työmäärä ja resursointiajat. Kopiointi ei siirrä vanhoja päivämääriä automaattisesti uuteen ajankohtaan. Määräpäivä, resursoitu työaika ja toteutuneet tuntikirjaukset ovat eri tietoja.
- Tarkista myös työn vaatimukset, sähköpostiheräte ja Resursoinnin mobiilioikeudet. Uuden työn tarkastus-, tuntikirjaus- ja konetuntivaatimusten on vastattava sen suorittamista.
- Liitä tehtävä -osiossa tarkista Yhdistä palvelupyyntöön ja Työmääräin. Nämä liitokset voivat tulla mukana. Vaihda tai tyhjennä ne, jos uusi työ ei kuulu samaan kokonaisuuteen. Tarjousliitos ei siirry, eikä kopio säilytä alkuperäisen sopimus- tai ryhmätehtävän jäsenyyttä.
- Laskutustiedot-osiossa tarkista viitteet ja myyntitilausnumero. Tehtävänumero tyhjennetään kopioinnissa. Jos automaattinen numerointi on käytössä, tyhjä kenttä saa uuden numeron tallennuksessa. Käsin annetun numeron on oltava yksilöllinen; älä käytä alkuperäisen tehtävän numeroa.
- Toistuvuus-välilehdellä tarkista toistoväli, toistumistapa, sallitut viikonpäivät ja päättymisraja. Kopio ei jatka alkuperäisen tehtävän toistoketjua. Jos toistuvuus säilyy, kopio aloittaa oman ketjunsa, jonka kokonaismäärään kopio lasketaan ensimmäisenä tehtävänä. Seuraava toisto syntyy vasta työn valmistuttua, tarvittaessa tarkastuksen jälkeen.
- Allekirjoitukset-välilehdellä tarkista allekirjoituspyyntöjen määrittelyt. Pyynnön nimi ja allekirjoittajan valinta voivat tulla mukaan, mutta annettu allekirjoitus ei siirry uuden työn allekirjoitukseksi.
- Jos tuotteet ovat käytössä, tarkista Tuotteet-välilehdellä tuotteet, määrät, varastot, varastopaikat ja ostoerät. Älä luota siihen, että alkuperäisen lomakkeen tallentamattomat tuotemuutokset siirtyvät sellaisinaan. Tehtäväpohjan tuotteet lisätään tallennuksessa kopioitujen tuoterivien lisäksi, joten tarkista päällekkäisyydet ja poista tarpeettomat muokattavat rivit niiden roskakorikuvakkeesta. Tarkista tuoterivit uudelleen tallennuksen jälkeen: uuden työn valmistuminen voi aiheuttaa oman varastovähennyksensä.
- Jos kyseessä on reittihuolto, tarkista Reittihuolto-välilehdellä kohteet, järjestys ja tarkastuskentät. Rakenne voi siirtyä, mutta aikaisemmat suoritusmerkinnät ja lisätiedot tyhjennetään.
Tehtäväpohja vaikuttaa myös kopioon. Pohjan nykyiset toistuvuus- ja vaatimusasetukset otetaan käyttöön tallennuksessa. Pohjalta voi tulla myös työmääräin, suunniteltu työmäärä, tuotteita, kategorioita, allekirjoituspyyntöjä ja reittihuollon rakenne. Osa kentistä lukittuu pohjan vuoksi. Kopio ei siis ole muuttumaton jäljennös vanhasta tehtävästä. Tarkista pohjan valinta ennen tallentamista; yhteisen pohjan muuttaminen voi vaikuttaa muihinkin tehtäviin.
Olemassa olevat henkilöresursoinnit säilyvät tavallisessa luonnissa. Jos henkilövastuulta puuttuu resursointi, palvelun oletusresursointi voi muodostaa ajan määräpäivän, sitä edeltävien päivien määrän, aloituskellonajan ja keston perusteella. Suoraa roolivastuuta ei resursoida tällä käsittelyllä. Tarkista tallennettu ajankohta, etenkin jos muutat määräpäivää tai vastuutahoja.
Lisäohjeet: vastuut ja määräpäivät, kategoriat ja liitokset, toistuvan tehtävän määrittäminen ja tehtäväpohjan asetukset.
Mitä suorituksesta ei kopioida?
Uusi tehtävä ei peri alkuperäisen työn käsittelijää, aloitus- tai valmistumistietoja, tuntikirjauksia, kommentteja, tarkastustietoja, liitteitä, täytettyjä tehtävälomakeosioita tai PDF-raportteja. Tehtävälomakkeen valinta ja sen aikaisemmat vastaukset ovat eri asioita: kopion lomake täytetään uuden työn yhteydessä. Lisää uuden työn tarvitsemat liitteet erikseen.
Kopiointi ei palauta alkuperäistä valmistunutta tehtävää avoimeksi eikä siirrä sen suoritushistoriaa uudelle tehtävälle.
Tallenna ja varmista tulos
Valitse luontilomakkeen alareunasta tallennustapa:
- Luo ja sulje tallentaa uuden tehtävän ja sulkee luontilomakkeen. Tehtävä on määräpäivän mukaan avoin tai myöhässä. Jo mennyt määräpäivä tekee kopiosta myöhässä olevan.
- Luo tallentaa uuden tehtävän, aloittaa sen käsittelyn nykyisen käyttäjän nimissä ja avaa sen käsittelyä varten. Tämä edellyttää yhden Spotin valintaa sekä uuden tehtävän katselu- ja muokkausoikeutta.
Jos valitset useita Spotteja, käytä Luo ja sulje -painiketta. Jokaiselle Spotille luodaan erillinen tehtävä. Loput tehtävät syntyvät taustalla, joten ensimmäisen tehtävän onnistumisilmoitus ei vielä varmista kaikkien valmistumista.
Avaa uusi tehtävä tehtävälistasta ja tarkista sen tehtävänumero, Spotti, tila, määräpäivä, vastuut, resursoinnit, liitokset ja mahdolliset tuoterivit. Usean Spotin luonnissa varmista hetken kuluttua, että jokaiselle valitulle Spotille löytyy tehtävä. Jos tallennus näyttää virheen, korjaa ilmoitetut tiedot tai käyttöoikeudet. Jos tehtävä luotiin mutta sen avaaminen epäonnistui, etsi se listasta ennen uuden kopion luomista.
Avaa tarvittaessa alkuperäinen tehtävä uudelleen listasta ja varmista sen tiedot erikseen. Katso myös tehtävän ja luonnoksen luominen.
Tämä ohje koskee selaimen Luo kopio -toimintoa. Androidin ja iOS:n tehtäväpohjasta luominen sekä tehtävälomakkeen osion monistaminen ovat erillisiä toimintoja.