Pitkän tähtäimen suunnitelmassa arvioit tulevia töitä ja niiden kustannuksia. Toteuttamista varten luot erillisen tehtävän samalle Spotille. Työn kirjaukset muodostavat kustannuksia omien sääntöjensä mukaan, ja suunnitelman toteuma kokoaa Spotille tallennetut kustannukset kalenterivuosittain.

Tarkista suunnitelma ja oikeudet

Avaa selaimen valikosta Kohteet ja laitteet → Kohteet, laitteet, kalusto → Pitkän tähtäimen suunnitelmat. Avaa suunnitelma napsauttamalla sen nimeä. Tarkista työn Elementti, sen Spotti ja suunnitellun summan vuosi.

Elementtirivi ja tehtävä ovat erillisiä tietoja. Suunnitelman tallentaminen tai rivin Kierto (vuotta) ei luo eikä ajoita tehtäviä. Tehtävän valmistuminen ei myöskään merkitse elementtiriviä suoritetuksi tai vähennä sen suunniteltua summaa.

Tarvitset suunnitelman ja kyseisen Spotin katseluoikeuden sekä erikseen oikeudet tehtävän luomiseen, suorittamiseen ja tarvittaviin kirjauksiin. Suunnitelman muokkaaminen edellyttää sen muokkausoikeutta. Jos tehtävä vaatii tarkastuksen, myös tarkastajalla on oltava oikeus tehtävän päättämiseen.

Luo tehtävä oikealle Spotille

Avaa selaimen valikosta Töiden hallinta → Tehtävät → Tehtävät ja valitse sivun yläreunasta Luo uusi tehtävä. Valitse sama Spotti, jonka alle työ on suunnitelmassa kirjattu.

Anna tehtävälle tunnistettava Nimi ja työn kuvaus. Määritä määräpäivä ja vastuutaho kohdassa Vastuu ja aikataulu. Valitse tarvittava tehtäväpohja tai Tehtävälomake ja tarkista niiden tuomat vaatimukset, kuten tarkastus ennen valmistumista.

Varmista luodusta tehtävästä oikea Spotti, aikataulu ja vastuutaho. Samankaltainen nimi ei yhdistä tehtävää tiettyyn elementtiriviin: kustannusten kohdistumisen ratkaisee tehtävän Spotti. Jos valitset useita Spotteja, niille syntyy erillisiä tehtäviä.

Katso tallennustavat ohjeesta Tehtävän tai luonnoksen luominen. Jos työn pitää toistua, määritä toistuvuus tehtävälle ohjeen Toistuvan tehtävän määrittäminen mukaan.

Suorita työ ja tallenna kirjaukset

Avaa Android- tai iOS-sovelluksen Tehtävät ja valitse luotu tehtävä. Tarkista Spotti ja työn ohjeet ennen suorittamista. Jos tehtävässä on lomake, avaa tehtävän toimintojen Täytä lomake, täytä pakolliset tiedot ja tallenna kaikki osiot.

Kirjaa työhön käytetty aika tehtävälle sekä käytetyt tuotteet ja tarvittavat kulut. Työtunnit tarkoittavat ihmisen työaikaa; mahdollinen konetuntilukema kuvaa laitteen käyttöä eikä korvaa tuntikirjausta. Täydennä myös tehtävän vaatimat allekirjoitukset ja tarkastuskohteet.

Kirjausten yksityiskohdat löytyvät ohjeista Työajan kirjaaminen, Varaosan liittäminen Spotille ja tehtävään sekä Matkakulun ja päivärahan kirjaaminen. Muun työkustannuksen ja Spotin oman laitekustannuksen kirjaaminen kuvataan ohjeessa Muiden kustannusten lisääminen. Älä kirjaa samaa kulua sekä työ- että laitekustannukseksi: molemmat tulevat toteumaan.

Kun työ ja kirjaukset ovat valmiit, valitse tehtävän toimintojen Valmis. iOS:ssa painike on tehtävän tietojen alareunassa. Androidissa vahvista kuittaus valitsemalla Kyllä. Odota tallennuksen onnistumista ja tarkista tehtävän tila.

Jos tehtävä vaatii tarkastuksen, kuittaus siirtää sen tarkastettavaksi. Automaattiset kustannukset muodostuvat vasta lopullisen valmistumisen yhteydessä. Tarkastajan tulee tarkistaa kirjaukset ennen päättämistä; katso Tehtävän tarkastaminen ja raportti. Jos kuittaus estyy, tarkista puuttuvat tiedot ja oikeudet ohjeesta Tehtävän kuittaaminen mobiilissa.

Milloin kirjauksesta syntyy kustannus?

Tuntikirjaus tai tehtävälle lisätty tuoterivi ei sellaisenaan ole suunnitelman toteumaan summattava kustannusrivi. Lopullinen valmistuminen sulkee tehtävän avoimet ajanotot ja käynnistää automaattisten kustannusten muodostamisen, jos jokin seuraavista ehdoista täyttyy:

  • Tehtävällä on positiivinen kirjattu työaika ja vähintään yhden tuntikirjaajan resurssitiedoissa laskutettavat tunnit on otettu käyttöön.
  • Tehtävällä on tuoterivejä.
  • Tehtävällä on matkakulukirjauksia.

Kun jokin ehto täyttyy, kustannuksia muodostetaan tehtävän kaikista tuntikirjauksista sekä tuote- ja matkakulukirjauksista. Laskutettavien tuntien asetus on siis muodostamisen käynnistysehto, ei jokaisen tuntirivin erillinen rajaus. Jos tehtävällä on vain tunteja eikä tuntiehto täyty, automaattisia tuntikustannuksia ei synny.

Tuntikustannus lasketaan kirjauksen minuuteista: minuutit ÷ 60 × kirjaajan tuntihinta. Ensisijainen hinta on resurssitietojen keskimääräinen tuntihinta, sen puuttuessa tavallinen tuntihinta ja molempien puuttuessa nolla. Annettu nollahinta ei siirrä laskentaa seuraavaan hintaan. Ajan alku- ja loppuhetkestä laskettu kesto pyöristetään ylöspäin kokonaisiin minuutteihin. Esimerkiksi 90 minuuttia hinnalla 40 €/h muodostaa 60 euron kustannuksen.

Tuotekustannus perustuu käytettyyn määrään ja palvelun kustannushinnoitteluun, kuten ostoerähintaan tai keskihintaan. Myyntihinta ja myyntisumma tallennetaan erikseen. FIFO/LIFO-erähinnoittelussa alustava kustannus voi tarkentua taustalla varastotapahtumien käsittelyn jälkeen. Tarkista tällöin kustannus uudelleen. Hinnoittelun vaihtoehdot ja sääntöjärjestys kuvataan ohjeessa Varastoarvo ja tuotekustannus.

Matkakulu muodostaa oman kustannusrivinsä kirjauksen summasta. Mahdollinen nollasta poikkeava päiväraha muodostaa erillisen rivin.

Muu työkustannus voidaan tallentaa jo ennen työn valmistumista. Sen lähtösumma on määrä × yksikköhinta. Työhön liitetyn ensimmäisen asiakkaan voimassa oleva muiden kustannusten alennus voi pienentää summaa. Alennus tarkistetaan uudelleen valmistumisessa, joten lopullinen kustannus voi muuttua. Tarkista muut kustannukset ennen päättämistä: valmiin tehtävän kustannusten tavallinen lisääminen, muuttaminen ja poistaminen on estetty.

Tarkista tehtävän kustannukset ja suunnitelman toteuma

Avaa selaimessa tehtävä Tehtävät-sivulta. Tarkista sen tila sekä lomakkeen Kirjatut työtunnit- ja Työkustannukset-välilehdet. Varmista, että tarvittavat kustannusrivit ovat syntyneet ja niiden summat ovat oikein.

Sulje suunnitelman aiemmin avatut tiedot ja avaa suunnitelma uudelleen. Tarkista Ennusteen aloitusvuosi ja vuosien sarakeotsikot. Vertaa suunnitelmataulukon alareunan Suunniteltu- ja Toteutunut-rivejä. Näkymä kattaa aloitusvuoden ja yhdeksän seuraavaa vuotta.

Suunniteltu summaa elementtirivien vuosikohtaiset arviot. Toteutunut summaa suunnitelmaan liitettyjen, sinulle näkyvien Spottien laitekustannukset sekä niiden kaikkien tehtävien ja palvelupyyntöjen tallennetut työkustannukset. Mukana voi olla myös muita töitä kuin suunnitelman elementeissä kuvattu työ. Toteuma ei kohdistu yksittäiseen elementtiriviin.

Toteumaa ei rajata työn tilan, laskutettavuuden tai kustannustyypin mukaan. Keskeneräisen tai tarkastettavan työn tallennettu muu kustannus voi jo näkyä, vaikka automaattiset tunti- ja tuotekustannukset vielä puuttuvat. Summa käyttää kustannusarvoja; se ei ole myyntisumma eikä osoita, että työ on laskutettu.

Työkustannuksen vuosi määräytyy kustannusrivin luontipäivästä, ei tuntikirjauksen päivästä tai tehtävän suorituspäivästä. Laitekustannuksessa käytetään kustannuspäivää, tai sen puuttuessa luontipäivää. Vuosi määräytyy asiakkuuden aikavyöhykkeessä. Siksi vuodenvaihteen yli tarkastuksessa ollut työ voi saada automaattiset kustannuksensa seuraavan vuoden toteumaan.

Esimerkiksi saman vuoden 200 euron laitekustannus ja 300 euron tallennettu tehtäväkustannus tuottavat 500 euron toteuman, vaikka suunniteltu summa olisi 1 000 euroa. Toteuma on rahasumma, ei valmistumisprosentti. Suomenkielinen näkymä näyttää summat kahden desimaalin tarkkuudella; yhteenlasku perustuu tallennettuihin arvoihin.

Jos summa poikkeaa odotetusta, tarkista oikea Spotti, kustannusrivien olemassaolo, käytetyt hinnat, kustannusten vuodet ja mahdolliset kaksoiskirjaukset. Eri käyttäjien summat voivat erota Spotin katseluoikeuksien vuoksi. Suunnitelman muutoshistoria kuvaa suunnittelutietojen muutoksia; se ei ole toteuman laskentalähde.

Lisätietoa vuosivertailusta on ohjeessa Suunnitelman ennuste ja toteuma.